Attracktiven blogi tarjoaa näkökulmia infrastruktuurin kiehtovaan maailmaan.

Yksityiselämässä tuttu – yrityksessä kammottava juttu?

Minulta kysyttiin lähes neljä vuotta sitten, haluammeko lähteä kokeilemaan yrityksille suunnattua keskustelualusta Yammeria VR Trackissa. Yammer ja vastaavat alustat olivat ihan jotain uutta yrityksissä tuolloin, vaikka oikeastihan kaikki olivat käyneet keskustelua verkossa jo vuosia. Siksi vastasin epäröimättä: ehdottomasti.

Kuva: Rawpixel.com/Shutterstock

Työntekijämme ovat 75-prosenttisesti liikkuvilla työmailla. Neljä vuotta sitten kaikilla ei ollut älypuhelinta, eikä intraan tai muihinkaan viestintäkanaviin olisi päässyt muilla kuin työnantajan tietokoneilla. Kaipasimme kipeästi kanavaa, jossa on helpompi kasvattaa vuorovaikutusta. Emme halunneet pelkästään tavoittaa henkilöstöä, vaan halusimme nimenomaan pystyä keskustelemaan koko työyhteisön voimin.

Yammer-idea tuli kuin tilauksesta ja antoi mahdollisuuden viestiä samalla tavalla, millä moni meistä jo yksityiselämässäkin valmiiksi kommunikoi.

Mitä sitten kävi, kun annoimme kaikille mahdollisuuden viestiä?

Ei, kaikki eivät lähteneet innokkaasti keskustelemaan ja vaikuttamaan työyhteisön asioihin.

Ensimmäisen puolen vuoden aikana tietotyöläisistä innokkaimmat jaksoivat jakaa eri artikkeleita ja ajatuksia Yammerissa. Iso osa henkilöstöstä piti uutta kanavaa ”hömpötyksenä” – osa taitaa olla edelleen sitä mieltä. Meinasi jopa käydä niin, ettei kenelläkään ollut aikaa jakaa tietoa.

Miksi näin? Totuttujen toimintatapojen muuttaminen on useimmiten hankalaa, jos hyöty itselle ei ole heti kirkas – siitäkään huolimatta, että moni käyttää ja nauttii digitalisaation tuomista tuotteista huomaamattaan.

Kun kaikki eivät ole samassa paikassa samaan aikaan

Innokkuus ei siis ollut käsin kosketeltavaa, mutta tarve oli sitäkin kriittisempi. Isona yrityksenä haasteinamme ovat aika ja paikka – olemme töissä eri aikaan ja eri paikoissa. Miten kehitämme työstämme entistä tuottavampaa? Haaskataanko aikaa palavereihin, joihin matkustetaan ympäri Suomen ja Ruotsin?

Halusimme testata, onko meille liiketoiminnallista hyötyä siitä, että lisäämme vuorovaikutusmahdollisuuksia koko työyhteisön kesken.

Miten löydämme oikeat osaajat, jos emme edes tiedä heidän olemassaolosta?

Ja edelleen, miten taklataan se, että samat henkilöt vastaavat samoihin kysymyksiin uudelleen ja uudelleen, mutta tieto ei vain jakaannu ympäriinsä?

Näitä kysymyksiä ratkoessamme aloimme kokeilla Yammeria. Emme tehneet huolellisesti suunniteltua käyttöönottoa emmekä ehtineet pelätä, sanooko joku jotain pahaa tai epäilyttävää siellä. Emme myöskään halunneet, että Yammer olisi vain jotain extra-kivaa. Halusimme testata, onko meille liiketoiminnallista hyötyä siitä, että lisäämme vuorovaikutusmahdollisuuksia koko työyhteisön kesken. Jos ei, emme panostaisi sen enempää aikaa uuteen kanavaan.

Neljän vuoden jälkeen

Edelleenkään kaikki työntekijät eivät käytä Yammeria jokapäiväisessä työssään, koska heillä ei ole tarvetta eikä pakkoakaan. Käymme erilaisissa kehitysprojekteissa keskustelua, eli ideoiden ja ajatusten vaihtoa omissa Yammer-ryhmissä.

Olemme pystyneet ottamaan henkilöstön paremmin mukaan kehitysprojekteihin Yammerin avulla. Nyt ne työntekijät, joita muutokset koskevat, pääsevät osallistumaan kehityksiin ja uudistuksiin paremmin kuin ennen.

Olemme säästäneet tietotyöläisiltä kallista aikaa. Kysymykset eivät odota sähköposteissa, että se yksi ihminen ehkä ehtii joskus lähettää vastauksensa. Olemme pystyneet tuomaan tarkempaa ja kohdennetumpaa tietoa muutoksista monille sisäisille ryhmille.

Olemme myös oppineet toisten kysymyksistä entistä enemmän ja toisaalta säästäneet aikaa siinä, että tieto on levinnyt osittain nopeammin ilman virallisia kanavia.

Tämä kaikki onnistui ottamalla käyttöön toimintatapa arkielämästä ja hyödyntämällä sosiaalisen viestinnän sovellusta.

Ei pelkästään kokeilua, myös halua oppia ja kehittyä

Käytämme edelleen muun muassa perinteisiä tekstareita, ja kasvokkain tapahtuva viestintä on tärkein viestintäkanavamme. Neljän vuoden aikana olemme puhuneet sisäisesti verkostojen hyödyistä paljon – jopa kyllästymiseen asti – ja olemme antaneet kaikille halukkaille mahdollisuuden älypuhelimeen, jotta pystymme entistä paremmin hyödyntämään nykyisiä ja ennen kaikkea tulevia sosiaalisia sovelluksia.

Nyt olemme varmasti yhteisönä paljon valmiimpia seuraavaan digimaailman tuotteeseen, mikä se ikinä onkaan.

Nykyisin hyödynnämme paljon muitakin sovelluksia päivittäin ja osittain kehitämme omia mobiilisovelluksia ja kamppailemme liikkuvan työmaan verkko-asioiden parissa.

Olemme yhtäkkiä myös tilanteessa, jossa työyhteisössämme halutaan oppia käyttämään eri välineitä ja sovelluksia. Siksi tänä kesänä työmailla ja työpisteillä kierretään opettamassa älypuhelimien ja sovelluksien hyödyntämistä.

Taustalla on paljon pieniä ja isompia tekoja vuorovaikutuksen lisäämiseksi ja yksi rohkea päätös kokeilla jotain ”uutta” ilman ohjeita, sääntöjä tai pelkoa epäonnistumisesta.

Nyt olemme varmasti yhteisönä paljon valmiimpia seuraavaan digimaailman tuotteeseen, mikä se ikinä onkaan.

Suosittelen ehdottomasti kaikkia rohkeasti kokeilemaan uusimpia viestintäsovelluksia, ilman pitkiä käyttöönottoprojekteja, ohjeita ja sääntöjä ja etenkään pelkoa epäonnistumisesta. Mikä on pahinta, mitä voi käydä? Tieto siitä, ettei tämä toimi meillä.

 

Hanni Marin, Head of Communications, VR Track Oy

Hanni Marin

Hanni Marin (FM) vastaa markkinoinnista ja viestinnästä VR Trackissa, jossa on toiminut eri kehitysprojektien parissa vuodesta 2011. Hannin lähtökohta viestinnän kehittämisessä on avoimen vuorovaikutuksen hyödyntäminen ja toiminnan tarvepohjainen kehittäminen. Hanni uskoo, että viestintä on aina lähtökohtaisesti H2H, huumori on tekemisen suola eikä epäonnistumista saa pelätä.

Osallistu keskusteluun

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Pin It on Pinterest

Jaa sivu